개발 못 하는 영업직이 AI에게 매번 같은 설명을 안 하려고 만든 '문서 틀' 3가지

요약

영업직 직원이 AI를 활용해 반복적인 문서(회의록, 주간 보고 등)를 작성할 때 매번 같은 설명을 반복하지 않도록 전용 '문서 틀'을 제작했다.
이 틀은 필수 항목, 예시, 금지 사항을 포함하며, 결과가 만족스럽지 않을 때 틀을 수정해 지속적인 업무 효율을 높이는 방식이다.

회의록·주간 보고·미팅 후 메일처럼 매주 쓰는 문서를 AI에게 맡길 때마다 같은 설명을 반복함. 설명이 초안 받는 시간보다 길고, 매번 말이 달라 결과도 달랐음
한 번 잘 나온 설명을 '틀'로 저장. 틀에는 세 가지만 넣음
- 채워야 할 칸: 회의록이면 날짜·참석자·결정된 것·할 일·다음에 볼 것
- 마음에 들었던 예시 한 편: 길이와 말투를 따라옴
- 하지 말 것 한 줄: "발언은 옮기지 말고 결론만" — 이 한 줄에 결과가 가장 많이 바뀜
이름은 틀-회의록, 틀-주간보고, 틀-후속메일. 부탁이 "틀-회의록으로 정리해 줘" 한 줄로 줄어듦
결과가 마음에 안 들면 결과물이 아니라 틀을 고침. 한 번 고치면 다음 주부터 맞게 나옴
한 달에 네 번 넘게 쓰는 문서만 틀로 만듦. 처음 연락하는 제안처럼 매번 상황이 다른 글은 그때그때 쓰는 편이 나았음